Akt notarialny krok po kroku: jak przygotować się do wizyty u notariusza

Wiele osób stresuje się wizytą u notariusza, bo nie wie, czego się spodziewać. Tymczasem dobrze przygotowana wizyta jest spokojna i pozwala zrozumieć każde zdanie, pod którym składasz podpis. Poniżej opisujemy krok po kroku, jak zwykle wygląda zawarcie umowy w formie aktu notarialnego, co przygotować i o co zapytać wcześniej.

Po co w ogóle akt notarialny

Niektóre umowy wymagają formy aktu notarialnego. Dotyczy to między innymi przeniesienia własności mieszkania lub domu. Przepisy chcą w ten sposób zadbać o to, żeby ważne decyzje były podejmowane świadomie i żeby ktoś niezależny wyjaśnił ich skutki. Akt ma też dużą moc dowodową, co przydaje się, gdyby po latach pojawił się spór o to, co strony ustaliły.

Dla Ciebie oznacza to jedno: nie jest to „formalność do odhaczenia”. To moment, w którym podejmujesz decyzję, której często nie da się łatwo cofnąć. Warto więc poświęcić jej tyle czasu, ile potrzeba.

Kim jest notariusz i co do niego należy

Notariusz jest osobą zaufania publicznego. Sprawdza tożsamość stron, sporządza akt i wyjaśnia skutki zapisanych w nim czynności. Powinien też zadbać o to, aby interesy stron były należycie zabezpieczone, a jeśli czynność jest sprzeczna z prawem, odmawia jej dokonania. Jego wynagrodzenie jest ograniczone przepisami (tzw. taksa notarialna), choć łączny koszt wizyty obejmuje też podatki i opłaty sądowe.

Warto jednak pamiętać, że notariusz nie jest Twoim osobistym doradcą ani pełnomocnikiem. Działa bezstronnie wobec wszystkich uczestników czynności. Jeśli chcesz mieć kogoś, kto patrzy wyłącznie z Twojej perspektywy, potrzebujesz własnego prawnika.

Kiedy umówić się na wizytę i ile czasu zarezerwować

Nie zostawiaj tego na ostatnią chwilę. Kancelarie zwykle umawiają terminy z pewnym wyprzedzeniem, a przygotowanie projektu aktu wymaga zebrania dokumentów. Dobrze jest skontaktować się z kancelarią kilka tygodni wcześniej, zapytać, jakie dokumenty będą potrzebne, i poprosić o projekt aktu do wcześniejszego przeczytania.

Samo spotkanie zwykle trwa od kilkudziesięciu minut do kilku godzin, w zależności od złożoności umowy. Jeśli jesteś zmęczony albo gorzej się czujesz, powiedz o tym i poproś o dogodną porę. Nikt nie powinien Cię poganiać.

Przed wizytą: o co poprosić i co przygotować

• Projekt aktu. Wielu notariuszy przesyła go przed spotkaniem. Poproś o niego i przeczytaj w domu, bez pośpiechu. Podkreśl fragmenty, których nie rozumiesz, i zapisz pytania.
• Dokument tożsamości. Zazwyczaj wystarczy dowód osobisty, ale kancelaria powie Ci dokładnie, czego potrzebuje.
• Dokumenty dotyczące mieszkania. Najczęściej numer księgi wieczystej oraz dokument, na podstawie którego jesteś właścicielem (na przykład akt notarialny, postanowienie spadkowe czy umowa). Kancelaria podpowie, co jeszcze będzie potrzebne.
• Zaufana osoba. Warto zabrać kogoś, kto nie ma w tej sprawie żadnego interesu, albo wcześniej skonsultować projekt z własnym prawnikiem.
• Rzeczy praktyczne. Okulary, leki, woda, ewentualnie coś do notowania. Spotkanie może się przedłużyć.
• Lista pytań. Zapisz ją na kartce, żeby w stresie nie zapomnieć o niczym ważnym.

Jak czytać projekt aktu

Projekt bywa napisany językiem prawniczym, ale jego układ jest zwykle podobny. Przeczytaj go z ołówkiem w ręku i sprawdź kolejno:

1. Strony. Kto jest kim w tej umowie? Czy imiona, nazwiska, numery dokumentów i adresy są poprawne?
2. Przedmiot umowy. Jakie mieszkanie lub inna rzecz jest przedmiotem? Czy opis (adres, powierzchnia, numer księgi wieczystej) się zgadza?
3. Co dokładnie przekazujesz. Czy to całość czy część, od kiedy i na jakich zasadach?
4. Co otrzymujesz. Jakie zobowiązania ma druga strona, w jakim terminie i w jakiej formie? Czy zapisano je konkretnie, czy ogólnikowo?
5. Konsekwencje niewykonania. Co się dzieje, jeśli druga strona nie dotrzyma obietnic?
6. Koszty. Kto płaci taksę notarialną, podatki i opłaty sądowe?
7. Załączniki i oświadczenia. Co zawierają i czy je rozumiesz?

Jeśli któryś fragment brzmi zbyt ogólnie, poproś o doprecyzowanie. Dobra umowa jest konkretna.

Jak przebiega spotkanie

Wizyta zwykle zaczyna się od sprawdzenia dokumentów tożsamości i dokumentów dotyczących nieruchomości. Potem notariusz odczytuje akt i wyjaśnia jego treść. To dobry moment, żeby zadawać pytania i prosić o powtórzenie trudniejszych zdań. Nikt nie powinien Cię ponaglać. Jeśli czegoś nie rozumiesz, powiedz o tym wprost i poproś o przerwę albo o przełożenie spotkania na inny dzień.

Na końcu strony podpisują akt, a notariusz poświadcza podpisy. Każda ze stron otrzymuje wypis aktu. Wniosek o wpis zmian do księgi wieczystej składa często sam notariusz, ale warto zapytać, jak będzie w Twoim przypadku.

Podczas odczytu nie krępuj się przerywać. Jeśli usłyszysz sformułowanie, które brzmi inaczej, niż się umawialiście, zatrzymaj notariusza od razu, zanim akt zostanie podpisany. Po podpisie zmiana treści jest dużo trudniejsza i wymaga kolejnej umowy. Warto też, żeby zaufana osoba zapisywała kluczowe ustalenia, dzięki czemu po spotkaniu łatwo będzie porównać je z tym, co zostało zapisane w akcie. Tak spokojnie przeprowadzona wizyta daje większe poczucie bezpieczeństwa.

Twoje prawa podczas wizyty

• Masz prawo zadawać pytania i oczekiwać zrozumiałych odpowiedzi.
• Masz prawo poprosić o powtórzenie fragmentów aktu.
• Masz prawo zażądać przerwy lub przełożenia spotkania.
• Masz prawo odmówić podpisu, jeśli masz wątpliwości.
• Masz prawo skonsultować się z własnym prawnikiem, zanim podpiszesz.

Pytania, które warto zadać notariuszowi

1. Co dokładnie przekazuję i od kiedy przestaję być właścicielem?
2. Co otrzymuję w zamian i gdzie to jest zapisane w akcie?
3. Co się stanie, jeśli druga strona nie wywiąże się ze zobowiązań?
4. Czy akt przewiduje jakieś zabezpieczenia dla mnie?
5. Jakie będą koszty (taksa notarialna, opłaty sądowe, ewentualne podatki) i kto je ponosi?
6. Czy mogę otrzymać projekt aktu wcześniej, żeby skonsultować go z prawnikiem?
7. Czy mogę zabrać na spotkanie zaufaną osobę?
8. Jak i kiedy zostanie dokonany wpis w księdze wieczystej?

Z czego składają się koszty

Koszt aktu nie ogranicza się do wynagrodzenia notariusza. Zwykle składają się na niego taksa notarialna, podatek od czynności cywilnoprawnych lub inny należny podatek (zależy od rodzaju umowy) oraz opłaty sądowe za wpis do księgi wieczystej. Ostateczne kwoty zależą od wartości nieruchomości i rodzaju czynności, dlatego poproś kancelarię o wyliczenie z góry. Ustal też z drugą stroną, kto ponosi poszczególne koszty, i upewnij się, że jest to zapisane w akcie.

Gdy trudno Ci przyjść do kancelarii

Jeśli stan zdrowia utrudnia Ci dotarcie do kancelarii, zapytaj notariusza, czy w Twojej sytuacji możliwe jest dokonanie czynności poza kancelarią. Notariusze w uzasadnionych przypadkach robią to, na przykład gdy ktoś jest chory, ma kłopoty z poruszaniem się albo przebywa w placówce. Warto zapytać o to z wyprzedzeniem, bo wymaga to uzgodnienia terminu.

Szczególne potrzeby: wzrok, słuch, zrozumienie

Jeśli widzisz lub słyszysz gorzej, powiedz o tym kancelarii przed spotkaniem. Przepisy przewidują szczególne zasady dla osób, które nie mogą przeczytać lub usłyszeć aktu, a notariusz może dostosować przebieg czynności. Poproś też o większy wydruk projektu. Jeśli masz problem z koncentracją lub pamięcią, ustal z zaufaną osobą, że zostanie z Tobą przy całej wizycie i pomoże notować.

Krótka lista kontrolna przed wizytą

1. Mam projekt aktu i przeczytałem go w domu.
2. Zapisałem pytania i wątpliwości.
3. Skonsultowałem projekt z prawnikiem lub zaufaną osobą.
4. Wiem, jakie dokumenty zabrać.
5. Wiem, ile wyniosą koszty i kto je płaci.
6. Ustaliłem, kto pójdzie ze mną na spotkanie.
7. Mam numer kancelarii i wiem, kogo zapytać w razie wątpliwości.

Gdy ktoś Cię ponagla

Presja czasu to jeden z najczęstszych sygnałów ostrzegawczych. Jeśli ktoś przekonuje, że „trzeba podpisać dziś”, że „nie ma po co czytać” albo że „nie trzeba nikomu o tym mówić”, zatrzymaj się. Uczciwa druga strona zawsze da Ci czas, żebyś mógł spokojnie przemyśleć sprawę i porozmawiać z kimś zaufanym. Odroczenie spotkania o kilka dni nikomu nie zaszkodzi.

Po podpisaniu

Zachowaj swój wypis aktu w bezpiecznym miejscu i powiedz zaufanej osobie, gdzie go przechowujesz. Po pewnym czasie sprawdź, czy wpis w księdze wieczystej został dokonany zgodnie z umową. W razie wątpliwości wróć do notariusza albo do swojego prawnika. Zrób też kopię najważniejszych dokumentów i zapisz sobie numer kancelarii.

Najczęstsze błędy

• podpisywanie aktu bez wcześniejszego przeczytania projektu,
• niezadawanie pytań z obawy, że „wypada się znać”,
• przyjście na spotkanie bez zaufanej osoby,
• zgoda na ogólnikowe sformułowania dotyczące zobowiązań drugiej strony,
• brak kopii dokumentów po podpisaniu.

Co dzieje się przed aktem: analiza mieszkania

Podpis u notariusza to ostatni etap, a nie początek. Wcześniej ktoś powinien sprawdzić, w jakim stanie prawnym i technicznym jest lokal, który ma być przedmiotem umowy: czy nie jest obciążony, czy księga wieczysta zgadza się ze stanem faktycznym, czy instalacje i części wspólne budynku nie kryją niespodzianek. Dokładnie o tym piszemy w artykule o tym, co obejmuje analiza prawna i techniczna mieszkania. Jeśli wyniki takiej analizy są dla Ciebie niejasne, poproś o ich omówienie jeszcze przed wyznaczeniem terminu u notariusza. Wizyta, na którą przychodzisz z uporządkowanymi informacjami, jest krótsza i spokojniejsza, a Ty masz pewność, że decyzję podejmujesz na podstawie faktów, a nie domysłów.

Gdy akt dotyczy mieszkania za opiekę

W takim przypadku przekazujesz mieszkanie, a druga strona zobowiązuje się zapewnić Ci opiekę i miejsce w ośrodku. Szczególnie ważne jest wtedy, żeby w akcie było jasno opisane, co obejmuje opieka, jak można się z organizacją kontaktować i co dzieje się w razie problemów. Zanim zdecydujesz, sprawdź, jak ocenić ośrodek i zadaj organizacji pytania z naszej listy kontrolnej. Jeśli czujesz się samotny i nie wiesz, od czego zacząć, przeczytaj też o tym, jak rozpoznać samotność i gdzie szukać wsparcia.

Jesteśmy fundacją z siedzibą w Katowicach i działamy w całym kraju. Jeśli chcesz porozmawiać o naszej ofercie, zadzwoń: 795 897 759. Opowiemy, jak wygląda proces, zanim podejmiesz jakąkolwiek decyzję. Więcej o nas znajdziesz w sekcji O nas.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawach dotyczących własnej umowy skonsultuj się z notariuszem lub prawnikiem.